100円のA6ノートで夢をかなえよう

• 09月21日・・・終わったプロジェクトの処理
• 09月21日・・・１冊だけにこだわらない
• 09月21日・・・プロジェクトを作る前にマインドマップを描く
• 09月19日・・・残業を減らすために
• 09月18日・・・家での仕事の効率を上げるりんごタイム

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2008年09月21日

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プロジェクトが無事終わったら
いつものA6ノートにしっかり貼っておけるのが
私の作ったプロジェクトシートのいいところです。


でも、ただ終わったとほっとするだけでは
もったいないのです。


終わったプロジェクトをもう一度振り返りましょう。


もっとスムーズに事を進めることはできなかったのか？
無駄な手順はなかったのかタスクを見返します。


そうすることで次回のプロジェクトを作るときに
参考になることが見つかることが多いようです。


目標日を過ぎてしまったのなら
どこに問題があったのか考えてみます。


その時に注意すべきことは、
連絡待ちや他の人からのレスポンスがないことには
次に進めないプロジェクトをやった時のことです。


どうしても、自分以外に上手くいかなかった原因を
探してしまいがちになります。


それでは自分の進歩がありません。


相手への依頼のしかたが悪かったのではないか
確認するのが不十分だったのではないかと
自分がやれることはなかったのか反省してみるべきです。


また、プロジェクトを終えたと思っても
追加されるタスクがあったりもします。


反省から学び、
次のプロジェクトに生かせるようにしたいものです。


あのホンダ技研工業の創業者本田宗一郎さんも
「成功とは反省のきびしさに正比例する」
と言っておられますが、私の好きな座右の銘です。


また本田宗一郎さんのこの本も
とても読みやすくて私は好きです。





やりたいことをやれ



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2008年09月21日

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情報は1冊のノートにまとめなさいなんていうタイトルを見ると
何が何でも１冊にまとめなくては思ってしまいます。


ところが１冊にまとめようとすると無理が出てきて
使いにくくなってしまうこともあると思います。


そこで、私はプロジェクト管理シートだけは
100円ショップで買ってきた文庫本カバーのようなものに入れています。


ただし持ち歩くときはいつもA6ノートと一緒です。


かさばらずに軽いですから苦になりません。


何が何でもA6サイズ、何が何でも１冊と考えずに
自分なりに使いやすい方法を試してみるのがいいと考えます。



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2008年09月21日

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いきなりプロジェクトシートに書き込むと
後からタスクを追加しなくてはならないことになります。


少し面倒だと思ってもマインドマップを描くと
結局は無駄な作業が減ります。


マインドマップが完成したら、
そこに順番を表す数字を書き込みます。


それをプロジェクトシートに具体的な行動として
書き込んでいきます。


プロジェクトの目標日から逆算するようにして
各タスクに終了予定日を書き込みます。


少し時間のかかるものは
毎日のバブルマップに載せてもいいし
スケジュールに組み込んでもいいでしょう。


予定日よりも早くプロジェクトが進めば
空いた時間を別のことに使えます。




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2008年09月19日

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サービス残業が当たり前と言う職場も決して珍しくありません。


それでいいのかと言えば絶対にＮｏです。


勤務時間を越えた時間帯に会議が組まれたりするのも
普通だと言う職場もたくさんあります。


そういう職場では、時間に関する考え方が甘いために
効率の良い仕事を追及していこうという発想が乏しく、
馴れ合いになってだらだらと仕事に向かっています。


仕事ができる人というのは、
遅くまで残業をしたりはしていないといいます。


それどころか、勤務時間内に最大限の仕事ができるように
常に工夫を重ねているようです。


仕事は段取り８分とも言われますが
まさしくその通りだと思います。


ある仕事に今までは２時間かかっていたものが
１時間でできるようにする仕組みができたとすれば
サービス残業は目に見えて減ります。


作業工程を見直して
それを単純化できないか
作業効率があがらない要因は何なのか
突き詰めて考えてみる必要があります。


スケジュール管理とプロジェクト管理を繰り返していくと
まだまだ工夫の余地はあることに気がつきます。


今日は何時に職場を出るぞと
退勤時間を決めて仕事に向かうことが作業効率を高めます。


どう考えてもサービス残業を４時間は覚悟しなくてはいけないと
いう事態にならないようにかなり周到な用意をすべきだと思います。


まだまだ私の残業を減らす試みは始まったばかりです。



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2008年09月18日

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「りんごタイム」とは私が付けた名前です。


こちらがその名前の由来です。



私のりんごタイムは１５分。


何をするのかというと書斎の掃除です。


たとえもっとやりたいと思っても平日は１５分で止めます。


あえてとことんやらないというのがミソです。


明日のりんごタイムではここをもっと整理するぞと
「明日につづく」１５分ドラマのようにしておくのです。


これがさて、仕事をやるかと書斎に向かった時に
いいリズムを作ってくれるような気がしています。


整理整頓は探し物をする時間をぐんと減らします。


また、キッチンタイマーは書斎でもいろいろな
使い道が考えられます。


あえて締め切りの時間を区切ることで、
知的生産性がアップしますのでお薦めの方法です。



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2008年09月18日

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一日で終わらない事柄はプロジェクトとして管理する必要があります。


そのうち取り掛かろうでは、
いつまでたっても進展しません。


自分の夢の実現について考えてみると、
自分の考えた各ステップを確実に積み上げた結果として
やっと形になってくるのであって、
何も行動をしなければ全く前進しません。


では、そのためのツールはどうしようかと
考えた結果一つの簡単なシートができました。


ただしこのプロジェクト管理シートは
共同作業を伴うものを想定していませんので
あくまでも個人のプロジェクト管理用に使ってください。


使い方は簡単ですが
私はこのシートを次のように使っています。


プロジェクト名の隣の十字型の印が入った丸は
プロジェクト全体の進み具合を表しています。


具体的なタスクのどこまで進めば全体の４分の１達成とか
半分まできたとかをあらかじめ決めておいて、
達成度を視覚的に見やすくするものです。


タスクは両面（左右または裏表）で３６個書き込めるようにしていますが
簡単なプロジェクトならば１面で済むと思います。


詳しくはこちらをご覧下さい。



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2008年09月17日

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私のオリジナルのスケジュールシートは
５時からの目盛りになっています。


５時から仕事？


いいえ、ほとんどはプライベートな時間です。


しかしこの朝５時からの時間こそ
私にとってのゴールデンタイムだと思っています。


最も生産性が上がるような気がします。


前の日は早めに寝て、
朝の時間を有効に使うように心がけています。


特に急ぎの仕事がないときは
ここで時間の貯金をします。


仕事を先取りして段取りを作る重要な時間です。


もちろん、やるべきことをレビューし
今日のバブルマップを作ります。


職場に着いたらバブルマップにはさらに追加されることが多いのですが、
朝家でやることで気持ちにゆとりができますし
忘れ物を減らすことができます。


バブルマップの下の方のまだバブルになっていない部分には
時間があったらやりたいことを書いておくようにしています。


すると意外なことに隙間の時間を使って
手をつけられることが多いです。


頭がすっきりしたすがすがしい朝こそ
大切にしたいと考えています。



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2008年09月16日

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A6ノートを手帳にしてみて楽しいのは自分なりの
ちょっとした工夫をすることではないかと思います。


私もはじめは情報は1冊のノートにまとめなさいに従って
最後の２枚のページをポケットにしたのですが
すぐに中身が飛び出してしまって困っていました。


そこで、簡単なポケットを別のコピー用紙で作ってみました。





とても簡単な工夫ですが、これが結構使えます。


中身が飛び出すことがなくなりましたから。


詳しくはこちらをご覧下さい。



皆さんもいろんな工夫をしてみてはいかがでしょう？


もちろん懲りすぎてしまうのはどうかと思いますが
楽しいですよ。



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2008年09月15日

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今まで公開したスケジュールシートは５時から２３時の目盛りのものでしたが、
前後１時間ずつをカットしてその分少しだけ１時間のマスが大きくしたものを
作ってみたので良かったら使ってみてください。


また、このスケジュールシートは横に４ページ（４週間）
蛇腹状につないで使うと使い勝手がいいようです。




（上の写真でつないであるのは５時から２３時目盛りのものです。）


「超」整理手帳を使い慣れた人は、
あの蛇腹式で広げられる点が気に入っている人が多いと思います。


このスケジュールシートも裏からテープで連結させることで
横に数週間を見渡すことができます。


情報は1冊のノートにまとめなさいの方法では
スケジュールシートを世代交代させる際に転記という作業があります。


ところがテープで横につなぐこの方法なら
転記するという作業をしなくていいのです。


のりで貼るのは一番左のページだけです。
（しかも点づけしています）


テープで横に連結するときは一枚のテープで貼るのではなく、
上下と中央の３箇所を２センチメートル程度に短く切った
メンディングテープでつないでいます。


スケジュールシートのダウンロードはこちらです。


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2008年09月14日

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ブログの記事を更新するのを日課にしている人も
結構いらっしゃると思います。


私の場合は以前「超」整理手帳のポケットに入る
A7サイズのメモ帳をネタ帳にして使っていましたが、
使った後は捨ててしまっていました。


これはいいと思ってもタイミングが合わなかったり、
タイトルだけできたけど中身が不十分で没にしたりと
結構もったいないような気がしていました。


そんなわけで、「超」整理手帳からA6ノートに変え
ネタ帳も当然A6ノートにしたわけですが、
パソコンで作ったインデックスのお陰で
後からもう一度利用するのが便利になりました。


ネタはどんなところにもあるので、
これは使えると思ったことはすぐに書き込むようにしています。


ネタは仕事の合間に思いつくことも結構あるので
とても重宝します。


ネタ帳はどこだっけ？と探さなくてもいいわけですから。


ネタってちょっとしたキーワードや
気になった光景だったりすることが多いですし、
いつどこで思い浮かぶかわかりません。



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